When should a word be abbreviated and in which contexts is it better to write out the word in full? Where and when should periods be used in different abbreviations? Here are some tips to help you keep it short.
While there are some basic rules on how to use and write abbreviations, these recommendations change over time. Therefore, it can be useful to refresh your knowledge from time to time.
Recommendations may also differ between manuals and between institutions and schools. What you can read about in this article is mainly based on the Language Council's recommendations.

When is it appropriate to shorten

As abbreviations generally do not make a text more readable, abbreviations should not be used unnecessarily. The use of abbreviations is also related to genre. In fiction, abbreviations are used very sparingly, and in journalistic texts they are not as widespread as in non-fiction.
However, some abbreviations are so common that readers are generally used to understanding them, and if the words they represent also occur frequently in a text, there are good reasons for using them. Examples of such abbreviations are e.g., m.m., etc., etc., i.e., and inter alia.
It may also be appropriate to abbreviate long names or technical terms that appear in many places in a text. The first time such abbreviations are used, they should be explained and printed in full. Here are two examples of how this can be done.

Example:
The Individual Development Plan (IDP) is a document of written assessments used in the context of performance reviews at school.
The IEP (individual development plan) is a document of written judgements used in the context of performance reviews at school.

It may also be a good idea to supplement your text with a comprehensive list of the technical terms abbreviated in the book.

Point or no point? 

Thinking about where points and spaces should, or should not, be placed in different abbreviations can take time away from writing. Here are some guidelines that are good to know.

Contraction and cancellation

A common type of abbreviation is contractions - when the first and last letters of the word are retained in the abbreviation. Sometimes an additional letter is also retained. The full stop is not used in these abbreviations because contractions are not cancelled.
Example:
dr (doctor)
cf (compare)
no (number)

Another common form of abbreviation is 'cancellation'. In this case, the first letter and as many additional letters as necessary for clarity are retained. The Language Council recommends using a full stop after a break. The full stop makes it clear that the expression is abbreviated and that the abbreviation stands for a longer expression.
Example:
etc. (etcetera)
continued (continued)
resp. (respectively)

In multi-word abbreviations, a full stop should be placed after each abbreviated word. However, there should be no spaces inside the abbreviation.
Example:
e.g. (for example)
inter alia (among others)
etc. (with others)

There is no extra point when a sentence ends with an abbreviation.

Academic titles

Frågan om hur akademiska titlar ska förkortas dyker ofta upp i utbildningssammanhang. Svaret är att akademiska titlar följer samma regler som andra förkortningar: avbrytningsförkortningar ska skrivas med punkt och sammandragningar utan punkt.
Förkortningen dr skrivs utan punkt eftersom det är en sammandragning (ordet är inte avbrutet utan man har behållit den första och den sista bokstaven). Däremot skrivs fil.kand. med punkter eftersom det handlar om två avbrutna ord, filosofie och kandidat, där man kapat orden efter några inledande bokstäver. Håller man dessa regler i minnet blir det också lättare att se att filosofie doktor ska förkortas fil.dr (fil. är en avbrytning och dr en sammandragning).

Några vanliga akademiska titlar

fil.dr (filosofie doktor)
fil.mag. (filosofie magister)
fil.lic. (filosofie licentiat)
jur.kand. (juris kandidat)
jur.dr (juris doktor)
med.dr (medicine doktor)
med.kand. (medicine kandidat)
tekn.dr (teknologie doktor)

Måttbeteckningar

Internationella mått- och enhetsbeteckningar skrivs utan punkt och används nästan alltid tillsammans med sifferuttryck.

Exempel:
kg (kilogram)
dl (deciliter)
mm (millimeter, förväxla inte med m.m. = med mera)

Några avslutande tips

Inledningsvis fick du några allmänna rekommendationer när det gäller bruket av förkortningar. Förutom att man som nämnts inte ska förkorta i onödan, brukar man säga att förkortningar inte ska inleda en mening. Andra tumregler är att man aldrig ska ha två förkortningar som följer direkt på varandra, samt att förkortningar inte ska avstavas.
Bra stöd när det gäller regler för och exempel på hur förkortningar ska hanteras hittar du i Svenska skrivregler och på Språkrådets webbplats.

Källor

Språkrådet (2017). Svenska skrivregler. Stockholm: Liber.
www.sprakradet.se

När du arbetar med Studentlitteratur

Studentlitteratur utgår från Språkrådets riktlinjer när det gäller förkortningar. Om ni är flera som skriver och vet med er att ni har använt olika sätt att skriva förkortningar kan ni utnyttja ordbehandlingsprogrammets sök och ersätt-funktion för att ändra till korrekta och konsekventa förkortningar.